番付は各場所後に審判部長を議長とする番付編成会議で作成される。編成会議は場所後3日以内に開くことが定められており、通常水曜日に開かれる。<ref>1957年11月12日に協会は番付編成や巡業について、1.引退の横綱は5年間、大関は2年間検査役待遇とすること。2.番付編成会議は千秋楽の3日後と定める。3.合同巡業の実施。4.次年度1年間の本場所開催日程と番付発表日を11月場所中に発表すること。5.参与制を設け、理事、監事、勝負検査役（現在は審判委員）を10年以上勤続し退任した者を選考する。以上5項目を実施することに決定した。</ref>会議には審判部副部長、審判委員、監事が出席し、書記として行司も同席するが、発言権はない。近年は審判委員の所属部屋の力士が優遇される傾向にある。このため明らかに不自然な編成がなされる場合もある（例としては2006年（平成18年）11月場所の片山、2007年9月場所の千代白鵬、同11月場所の春日錦等）。これに対し審判部は「番付は生き物」であるとの見解を示し、事実上批判を封じている。

編成された番付は、翌場所前の番付発表をもって発効する。1970年（昭和45年）から番付発表を従来初日の8日前の土曜日に発表していたものを、他のスポーツ行事が少ない月曜日なら新聞の扱いが大きくなることを考慮して、本場所初日の13日前の月曜日発表に変更された。1月場所の番付発表はそれより早まる。新横綱、新大関に対しては昇進伝達式を行い、該当の力士はこれをもって横綱、大関として遇されることになる。十両昇進力士に対しても、あらかじめその旨伝えられ、相撲協会よりプレスリリースがなされるが、これは待遇が幕下以下と大きく変化することや化粧廻しの新調といった準備に配慮したもので、該当力士の扱いは番付発表まで幕下力士のままである。十両昇進力士の事前発表は1971年（昭和46年）からはじまった。こうした例外をのぞいて、新番付の内容は正式な発表まで伏せられる。

ただし雑誌『NHK大相撲中継』（番付発表前に発売される場合が多い）の力士一覧における幕内力士の顔ぶれは実際の番付とほぼ完全に一致している。また放送予定表では新三役力士がいる場合、中入後企画「新三役紹介」に三役昇進力士の名が記載されており、こちらも実際の昇進力士と一致している。このことから同誌編集部は事前に番付についてある程度の情報を得ているものと思われる。

また2006年9月場所では、国技館で販売されている絵番付を制作している相撲錦絵師の木下大門が、同場所の絵番付を番付発表前に自らのホームページの日記に掲載してしまい（当然絵番付は実際の番付と一致している）、日記が閉鎖された。これにより番付はグッズ製作者にも知らされていることが明らかになった。

なお、地方巡業が現在のように相撲協会主導の「大合併」でなく、一門ごとに別れて行われていた時代には、一門内の最上位力士を大関とした巡業用番付も作成された。引退相撲や、年寄名跡の襲名披露興行などのために作成された番付も存在する。